Ordnen und archivieren Sie Ihre Unterlagen

Wer muss Aufbewahrungsfristen für Dokumente beachten und warum?

Aufbewahrungsfristen für Dokumente wie Rechnungen sowie andere Zahlungsbelege gelten sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen. Es gibt dabei allerdings Unterschiede:

• Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente sechs oder zehn Jahre lang (je nach Art der Unterlagen) aufzubewahren.
• Selbstständige müssen sich ebenfalls an eine Aufbewahrungsfrist für Dokumente von zehn Jahren halten.
• Für Privatpersonen sind Aufbewahrungsfristen seltener verpflichtend, aber empfehlenswert.

Unternehmen benötigen alle steuerrelevanten Dokumente für das Finanzamt. Denn wenn das Finanzamt Angaben in der Steuererklärung überprüft, ist es wichtig, diese Unterlagen vorweisen zu können. Ist der Unternehmer nicht dazu in der Lage, Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen, nimmt der Steuerprüfer eine Schätzung vor. Diese ist in den meisten Fällen kostspieliger.
Für Privatpersonen ist eine verfrühte Entsorgung wichtiger Belege unter Umständen ebenfalls mit unnötigen Schwierigkeiten und deutlich mehr Arbeitsaufwand verbunden. Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sind für viele Unterlagen sinnvoll. Hierzu gehören:

• Rechnungen
• Kontoauszüge
• Quittungen
• Steuerunterlagen
• Rentenunterlagen
• ärztliche Unterlagen

Manche sind gesetzlich vorgeschrieben, andere sind wiederum dringend empfehlenswert. Beachten Sie grundsätzlich, dass eine Aufbewahrungsfrist für Dokumente erst am Ende des Kalenderjahres beginnt – bei Verträgen sogar erst nach Ende der Vertragslaufzeit.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Dokumente gilt für Privatpersonen nur, wenn sie zu den Vielverdienern zählen. Hierbei handelt es sich um Angestellte, die mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen. Die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gelten sechs Jahre lang.

Darüber hinaus existiert eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Dokumente lediglich für Handwerkerrechnungen. Weil die Bundesregierung rigoros Schwarzarbeit bekämpft, muss im Zweifelsfall nachgewiesen werden können, dass bei entsprechenden Arbeiten ein legitimer Handwerksbetrieb beschäftigt wurde. Laut § 14b Abs. 1 UStG (Umsatzsteuergesetz) sind insofern auch Privatpersonen dazu verpflichtet, diese wichtigen Dokumente aufzubewahren. Dabei verzeichnet der Handwerker auf der Rechnung, wie lange die Frist andauert. In der Regel handelt es sich um zwei Jahre. Erst nach Ablauf dieser Frist dürfen Sie den Beleg entsorgen. Wenn Sie also 2021 eine Handwerkerrechnung erhalten, darf diese frühestens am 31.12.2023 in die Altpapiertonne. Tipp: Es lohnt sich, die Rechnung über diesen Zeitraum hinaus aufzubewahren. Sollten Sie später noch Arbeitsmängel feststellen, können Sie gegebenenfalls einen Anspruch auf Gewährleistung stellen.

Steuerunterlagen – das ist zu beachten

Im Gegensatz zu Selbstständigen müssen Arbeitnehmer mit nichtselbstständiger Tätigkeit ihre Steuerunterlagen nicht notwendigerweise aufheben. Trotzdem sind gewisse Aufbewahrungsfristen für Dokumente sinnvoll, denn gelegentlich kann ein Verdienstnachweis erforderlich sein. Dies ist etwa der Fall, wenn Sie planen, eine Wohnung zu mieten, einen Kredit zu beantragen oder den Kindergarten beim Jugendamt zu bezahlen. Einkommensbelege sind hier nützlich, ebenso gut können Sie auch Steuerbescheide verwenden. Letztendlich entscheiden Sie in diesem Fall aber selbst, wie lange Sie die entsprechenden Unterlagen aufheben – gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen bestehen nicht.

Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge: Vorteile der Aufbewahrung

Bei größeren Anschaffungen – wie zum Beispiel einem Auto, Möbelstücken oder Weißer Ware – ist es empfehlenswert, die Quittungen und andere Arten von Belegen zu sammeln, die einen ordnungsgemäßen Kauf nachweisen. Das gilt auch für Käufe über das Internet. Digitale Rechnungen sollten Sie entweder ausdrucken und abheften oder auf einem sicheren Datenträger abspeichern. Zu diesem Zweck eignet sich beispielsweise eine externe Festplatte, denn die Rechnungen sind hier sicher, selbst wenn der eigene Computer beschädigt wird.

Die Angewohnheit, Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge aufzubewahren, hat sehr viele praktische Vorteile, auch wenn keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für diese Dokumente besteht: Sogar längst beglichene Rechnungen können versehentlich nochmals eingefordert werden. In diesem Fall ist es förderlich, den entsprechenden Zahlungsbeleg – bestenfalls zusammen mit dem passenden Kontoauszug – griffbereit zu haben, um sämtliche Missverständnisse auszuräumen. Nach drei Jahren ist das Recht auf Zahlungsansprüche jedoch verjährt und Sie können die besagten Rechnungen und Quittungen entsorgen. Darüber hinaus können Sie selbst einen gesetzlichen Anspruch auf Reklamation geltend machen, wenn etwas mit Ihrem gekauften Produkt nicht stimmt.

Beim Bau eines Hauses tun Sie ebenfalls gut daran, sämtliche Rechnungen zu archivieren. Innerhalb von fünf Jahren sind Gewährungsleistungen bei baulichen Mängeln möglich. Insbesondere bei Immobilien lohnt es sich, alle damit zusammenhängenden Rechnungen zu verwahren. Wenn Sie das Haus oder die Eigentumswohnung zum Verkauf anbieten, können Sie sämtliche Investitionen, die Sie im Laufe der Jahre getätigt haben, dokumentieren.
Grundsätzlich erweist es sich stets als hilfreich, jede getätigte Zahlung auch belegen zu können. Sollte Ihre Vermieterin oder Ihr Vermieter beispielsweise nachträglich Mietzahlungen einfordern, können Sie schnell den notwendigen Gegenbeweis erbringen. Auch bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung sind Zahlungsbelege, etwa in der Form von Kontoauszügen, nützlich.

Gesundheit und Rente: Lebenslange Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen

Einige Dokumente werden Sie ein Leben lang begleiten. Diese erfüllen meistens wichtige Zwecke. Zu den unverzichtbaren Unterlagen zählen:

• Geburtsurkunden
• Familienstammbücher
• Sterbeurkunden von Verwandten
• Heiratsurkunden

Für den Beruf und die Karriere sind Schul-, Ausbildungs- und Hochschulzeugnisse sowie Arbeitszeugnisse und Weiterbildungsnachweise stets hilfreich.

Die Wenigsten denken allerdings an Arztunterlagen, anhand derer sich ihre Krankengeschichte zurückverfolgen lässt. Wenn Sie ein möglichst detailliertes Archiv erstellen, das Ihre Krankenhistorie dokumentiert, können Ärzte anhand dieser Unterlagen bei bestimmten Beschwerden leichter eine Diagnose stellen.

Dasselbe gilt für Unterlagen, die für die Rentenkasse relevant sind. Hierzu zählen etwa Gehaltsabrechnungen, Schul- oder Studienbescheinigungen und Sozialversicherungsdokumente. Für Frauen bzw. Mütter sind außerdem Belege über den Erziehungsurlaub von Bedeutung. Die Rente wird zwar für Sie berechnet, dennoch sollten Sie diese Berechnung einer genauen Prüfung unterziehen. Eine sorgfältige Kontrolle und die dafür notwendigen Nachweise helfen, mögliche Diskrepanzen oder Fehler festzustellen und diese möglichst schnell aufzuklären. Auch ohne gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sollten Sie diese Dokumente im eigenen Interesse lebenslang sicher und geordnet archivieren.