„New Normal“: Wie die Corona-Krise den Betriebsalltag verändert

Was hat sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verändert?

Die Ankunft des Coronavirus in Europa versetzte auch die deutsche Wirtschaft in einen Ausnahmezustand und stellte sie vor völlig neue Herausforderungen. Plötzlich war es nicht mehr möglich, dass Mitarbeiter in Großraumbüros dicht an dicht nebeneinander arbeiteten – denn seit Monaten schon gilt: Abstand halten. Arbeitgeber mussten sich umorientieren. Büros verwaisten und mehr Angestellte erledigten ihre Aufgaben vom Home-Office aus. Für viele Unternehmen war das jedoch ein großer Schritt und ein schwieriges Unterfangen. Auch, weil die benötigte IT-Infrastruktur nicht überall vorhanden oder auf die neue Situation ausgelegt war.

Mittlerweile wurden die Corona-Beschränkungen gelockert und viele Arbeitnehmer sind wieder an ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt – wenn auch vielerorts mit Einschränkungen, wechselnder Anwesenheit und unter Einhaltung der Abstandsregeln. Dennoch besteht nach wie vor Unsicherheit. Die Pandemie ist noch lange nicht vorüber und wird Firmen dauerhaft vor die Frage stellen: Können und sollen die Kollegen auch langfristig von zu Hause aus arbeiten?

Corona bietet für Unternehmen aber auch Chancen: Krisen wirken häufig als Beschleuniger neuer Entwicklungen. Dem digitalen Wandel könnte es zugutekommen, dass der Fokus jetzt auf zukunftsfähigen IT-Strukturen liegt. Nicht zuletzt profitieren diejenigen Arbeitnehmer, die sich im Home-Office wohler fühlen und mehr Flexibilität für ihren Alltag gewonnen haben.

Einige kritische Punkte bleiben jedoch: Wie gut funktioniert das „New Normal“ und welche Herausforderungen sind noch zu bewältigen?

Wie gut werden virtuelle Arbeitsformen angenommen?

Covid-19 hat zahlreichen Unternehmen die Entscheidung abgenommen und das Home-Office vorübergehend flächendeckend etabliert. Das veranlasste das Fraunhofer IAO und die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. dazu, eine Studie zu virtuellen Arbeitsformen durchzuführen. In der Befragung mit dem Titel „Arbeiten in der Corona-Pandemie – Auf dem Weg zum New Normal“ geht es unter anderem um diese Aspekte: technische Herausforderungen, veränderte Arbeitsorganisation und Kundenkontakte.

Die Resonanz war groß. Knapp 500 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen haben sich an der Befragung beteiligt – was zeigt, dass sich viele Arbeitgeber derzeit aktiv mit der Thematik beschäftigen. Bei 90 Prozent der befragten Arbeitgeber herrscht eine klassische Organisation vor, d. h. die Angestellten haben einen eigenen, festen Arbeitsplatz im Betrieb. Etwa 54 Prozent der Befragten gaben an, dass vor der Corona-Krise kaum Mitarbeiter im Home-Office tätig waren. Nur 15 bzw. 17 Prozent der Arbeitgeber ermöglichten den meisten oder fast allen Mitarbeiter schon zuvor das mobile Arbeiten. Durch Covid-19 hat sich die gewohnte Arbeit- und Büroorganisation jedoch schlagartig gewandelt:

• In 70 Prozent der Unternehmen waren die Büroarbeitenden während der Corona-Phase größtenteils vom Home-Office aus tätig.
• 21 Prozent haben sich für ein 50:50-Modell entschieden. Der Vorteil dieses Konzepts: Die Auslastung in den Büros reduziert sich, ohne komplett auf die Anwesenheit am betrieblichen Arbeitsplatz zu verzichten.

Was das virtuelle Arbeiten erschwert oder nicht möglich macht, zu dieser Frage nannten Arbeitgeber verschiedene Gründe: 58 Prozent gaben fehlende Betriebsvereinbarungen an. 51 Prozent sehen betriebsnotwendiges Arbeiten als Hürde. Neben technischen Voraussetzungen stehen die Vorbehalte von Führungskräften (28 Prozent) und der Geschäftsführung (30 Prozent) der Arbeit auf Distanz entgegen.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt im Zusammenhang mit Home-Office ist die technische Umsetzbarkeit. Oftmals macht die IT mobiles Arbeiten kurzfristig möglich, auf Dauer reichen die Ressourcen aber nicht aus. Positiv ist jedoch, dass 90 Prozent der befragten Unternehmen schon vorher über Kommunikations-Software und Self-Service-Anwendungen verfügten – Handlungsbedarf besteht daher vorrangig beim weiteren Ausbau der Systeme.
Die IT scheint jedoch nicht der einzige Knackpunkt zu sein: Einer nicht unerheblichen Anzahl von Arbeitnehmern fehlt es an der Grundausstattung wie einem Bürostuhl daheim oder einem zweiten Bildschirm.

Was wiederum vielversprechend für die Zukunft der Digitalisierung klingt: Die Corona-Krise hat tatsächlich viel Entwicklungsarbeit geleistet. Das belegen diese Aussagen:

• 93 Prozent der Unternehmen bestätigten, dass sie vermehrt Web- und Videokonferenz-Systeme nutzen.
  
• In 62 Prozent der Betriebe finden Mitarbeitendengespräche über Videokonferenz statt.
• 57 Prozent sind sogar dazu übergegangen, Einstellungsgespräche über Video abzuhalten.
• 49 Prozent gaben an, dass sie neuartige Formen der Beratung, Dienstleistung und Begleitung über digitale Systeme entwickelt und durchgeführt haben.

Und die wichtigste Frage: Hat das Home-Office im Betrieb Zukunft? Dazu gaben die befragten Unternehmen wie folgt Antwort:

• 44 Prozent haben sich noch nicht entschieden, ob sie das Arbeitsmodell Home-Office weiterhin anbieten wollen.
• 42 Prozent sagen, dass sie ihren Arbeitnehmern die Möglichkeit des Home-Office künftig in größerem Umfang zur Verfügung stellen werden.
• 13 Prozent möchten ihre aktuelle Arbeitsorganisation unverändert beibehalten.
  Nur 1 Prozent geht definitiv davon aus, die Arbeitszeit im Home-Office künftig wieder zu verringern.

Ebenfalls aufschlussreich ist, was Unternehmen aus der Corona-Krise gelernt haben. So stimmten die Unternehmen folgenden Aussagen voll und ganz zu:

• 56 Prozent sagen, dass sich das Home-Office mehr als zuvor umsetzen lässt, ohne daraus resultierende Nachteile.
• 59 Prozent haben sich vorgenommen, Dienstreisen zukünftig kritischer hinterfragen zu wollen.
• 52 Prozent gehen davon aus, dass sich Forderungen nach mobilem Arbeiten durch Mitarbeitende nicht mehr einfach ablehnen lassen.

Die (zugegeben erzwungene) Testphase hat einen Meinungswechsel hervorgerufen: 47 Prozent der Führungskräfte stimmen voll und ganz zu, dass sie ihre Vorbehalte gegen das Home-Office deutlich abgebaut haben. Deutliche Kritik am Home-Office üben nur wenige: Lediglich 2,4 Prozent weisen darauf hin, dass die neue Situation häufiger zu Konflikten geführt hat. 12 Prozent der Führungskräfte fühlten sich durch die Corona-Krise häufig überfordert. Was wahrscheinlich auch begründet, weshalb 40 Prozent der Führungskräfte ein starkes Schulungsdefizit in Bezug auf ihre neuen Anforderungen sehen.

Wie schätzen Experten das Home-Office und seine Zukunftsfähigkeit ein?

Viele Unternehmensberater empfehlen schon länger, dass sich Unternehmen mehr auf das Arbeitsmodell Home-Office einlassen sollten. Sie berufen sich unter anderem auf Nicholas Bloom, der an der Stanford University lehrt und für seine Forschungen zum Thema international bekannt ist. Bereits vor einigen Jahren führte er gemeinsam mit einem chinesischen Reiseunternehmen eine Studie durch. Die Ergebnisse zeigten, dass die Produktivität der Angestellten im Home-Office um 13 Prozent anstieg. Gleichzeitig sank die Kündigungsrate um 50 Prozent.

Er warnt jedoch davor, diese Erkenntnisse zu verallgemeinern. Die derzeitige Corona-Krise bringt einige Schwierigkeiten mit sich: Eltern finden sich daheim mit ihren Kindern wider, die nicht in die Schule oder Kita gehen können. Nicht jeder verfügt zudem über ein Arbeitszimmer – und ist am Küchentisch von anderen Hausbewohnern schnell abgelenkt. Bloom betont zudem die Bedeutung von Face-to-Face-Meetings und rät dazu, diese weiterhin durchzuführen: Dies sei essenziell für die Ideenfindung und für die Motivation der Mitarbeiter.

Wie könnte es künftig in den Unternehmen weitergehen?

Unternehmen haben gelernt, dass ein Home-Office-Modell durchaus funktionieren kann und leistungsfähig ist. Viele haben dabei auch die Erfahrung gemacht, dass sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern einen Ausnahmezustand überwinden können. Neben der Bewältigung technischer Herausforderungen kommt es darauf an, Mitarbeiter und Führungskräfte in neuen Praktiken zu schulen. Arbeitgeber sollten die derzeitige Situation nutzen, die Digitalisierung voranzubringen: wie beispielsweise durch die Optimierung virtueller Kundenschnittstellen und die Ausweitung von Collaboration-Technologien.